Gegevens Finatec B.V.

De volgende zelfstandige juridische entiteit maakt gebruik van de naam FINATEC:

1. De besloten vennootschap Finatec B.V. Handelsregisternummer 92725821

De contactgegevens van Finatec B.V. zijn te vinden op de website www.finatec.nl
D.C. Oosterhof is de Functionaris Gegevensbescherming van Finatec B.V. Hij is te bereiken via d.oosterhof@finatec.nl

Met ‘Wij’ wordt in deze privacyverklaring Finatec B.V. bedoeld.

Website

Als wij het hebben over de website dan wordt daar mee bedoeld: www.finatec.nl

Cookies

Finatec B.V. gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Persoonsgegevens

1. Algemeen. Wij houden digitale en/of fysieke dossiers aan van onze klanten en relaties. Wij verwerken persoonsgegevens ter uitvoering van de met onze klanten gesloten overeenkomsten en (voor zover daar geen overeenkomst voor is) voor het verstrekken van informatie of adviezen aan onze klanten of relaties. Ook verwerken we persoonsgegevens op grond van een wettelijke plicht omdat wij op grond van de Wwft verplicht zijn om onze cliënten te identificeren.
2. Verwerkingsverantwoordelijke. Wij zijn aan te merken als verwerkingsverantwoordelijke.

3. Welke persoonsgegevens? De persoonsgegevens die we verwerken betreffen de volgende gegevens van onze klanten:

   1. Naam, adres, woonplaats
   2. Telefoonnummer
   3. E-mailadres
   4. BSN-nummer
   5. Geboortedatum
   6. Geslacht
   7. Bankrekeningnummer
   8. KvK-nummer
   9. Financiële, administratieve, juridische gegevens
   10. Aangiftes
   11. Kopie ID-bewijzen
   12. Overige gegevens die wij ontvangen of verwerken in het kader van de aan ons verstrekte opdracht

   Als we (ook) salarisadministratie verrichten, verwerken we ook van het personeel van onze klanten:

   1. Naam, adres, woonplaats
   2. BSN-nummer
   3. Geboortedatum
   4. Geslacht
   5. Bankrekeningnummer
   6. Tijdvak dienstverband
   7. Parttime % dienstverband
   8. Functie
   9. Salaris
   10. Indien van toepassing auto van de zaak inclusief cataloguswaarde
   11. Indien van toepassing pensioeninhouding
   12. Indien van toepassing inhouding personeelsvereniging
   13. Aantal gewerkte uren
   14. Aantal ziekte-uren
   15. Indien van toepassing inhouding deel salaris bij ziekteverzuim
   16. Indien van toepassing percentage arbeidsongeschiktheid
   17. Aantal vrije dagen
   18. Verzekeringsplicht of keuze gemoedsbezwaardheid
   19. Stand reservering vakantiegeld
   20. Privé mailadressen medewerkers
   21. Kopie ID-bewijzen
   22. Jaaropgaven
   23. Indien van toepassing verzuimrapportages
   24. Indien van toepassing lidmaatschap vakbond
   25. Indien van toepassing gegevens betreffende loonbeslag
   26. Eventuele overige persoonsgegevens die nodig zijn in het kader van de verstrekte opdracht.
4. Toegankelijkheid. Iedere medewerker heeft in beginsel alleen toegang tot de persoonsgegevens die ten behoeve van de klanten of relaties door de betreffende medewerker worden verwerkt. Omdat het nodig of nuttig kan zijn dat verschillende medewerkers overleg met elkaar voeren, kunnen persoonsgegevens ook voor andere medewerkers toegankelijk zijn.
5. Verstrekking aan derden. Finatec B.V. deelt uw persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Met deze derden delen we persoonsgegevens indien dat nodig of nuttig is voor hetgeen hierboven onder sub 1 is vermeld. Met deze derden hebben wij geheimhoudingsovereenkomsten. Wij verstrekken indien dat nodig of nuttig is in het kader van de opdracht ook persoonsgegevens aan derden, zoals notariskantoren, fiscalisten, btw-specialisten, advocaten en makelaars. Wij delen persoonsgegevens met de belastingdienst, voor zover dat dat nodig of nuttig is voor hetgeen hierboven onder sub 1 is vermeld. Overigens hebben wij jegens de belastingdienst op grond van toepasselijke wet- en regelgeving de verplichting om bepaalde persoonsgegevens te verwerken en met de belastingdienst te delen.
6. Andere derden. Voor het verwerken van persoonsgegevens maken wij gebruik van software die door één of meer derden ter beschikking wordt gesteld en waarvoor zij supportdiensten verlenen. Ook maken wij gebruik van ICT-dienstverleners. Het kan voorkomen dat ook deze entiteiten (vaak voor zeer beperkte duur) toegang hebben tot persoonsgegevens indien dat nodig is voor de verlening van support of onderhoud. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan andere derden, tenzij dat nodig of nuttig is voor hetgeen hierboven onder sub a is vermeld.
7. Termijnen. Wij bewaren persoonsgegevens voor een periode van (ongeveer) 10 jaar. We gaan uit van minimaal de termijn waarbinnen de belastingdienst nog gegevens kan opvragen of nog aanslagen of correcties kan toepassen. Omdat dergelijke activiteiten mogelijk niet direct bij ons binnenkomen, houden we een ruime tijdsmarge aan. Persoonsgegevens die betrekking hebben op onze klanten bewaren we tot 5 jaar na het einde van de klantrelatie, conform de regels van de Wwft.
8. Van wie krijgen wij persoonsgegevens. Wij kunnen op verschillende manieren persoonsgegevens verkrijgen: van onze klanten, van de belastingdienst, van een voormalig accountant of administrateur, van andere dienstverleners van onze klanten, via openbare bronnen zoals de Kamer van Koophandel en het Kadaster en van de hierboven onder sub e genoemde entiteiten.
9. Gaat het om het voeren van acquisitie dan kunnen we gebruik maken van gegevens uit de Kamer van Koophandel.

Beveiliging van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden in een beveiligde omgeving verwerkt en binnen de Europese Unie opgeslagen. Wij hebben hiervoor op meerdere niveaus beveiligingsmaatregelen genomen. Wij evalueren periodiek de mate van beveiliging en stellen zo nodig ons beveiligingsbeleid bij.

Rechten van betrokkene

De persoon van wie wij persoonsgegevens verwerken (de betrokkene) heeft conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming diverse rechten. Kort verwoord gaat het om het volgende:

1. Betrokkene kan ons om inzage vragen van de persoonsgegevens die van hem worden verwerkt,
2. Betrokkene heeft het recht om zijn persoonsgegevens te rectificeren,
3. Het recht om wissing van persoonsgegevens te vragen,
4. Het recht op beperking van de verwerking,
5. Het recht om persoonsgegevens over te dragen,
6. Het recht om bezwaar te maken.

Deze exacte inhoud van deze rechten en de eventuele beperkingen ervan, staan vermeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij houden ons aan hetgeen daar staat vermeld over deze rechten.

Klacht

Finatec B.V. neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice via info@finatec.nl
Indien u meent dat uw privacyrechten worden geschonden heeft u tevens het recht om daar een klacht over in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Datalekken

Indien een inbreuk in verband met persoonsgegevens heeft plaatsgevonden melden we dat zonder onredelijke vertraging aan de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk in verband met persoonsgegevens een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen. Wanneer de inbreuk in verband met persoonsgegevens waarschijnlijk een hoog risico inhoud voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen delen wij de betrokkene de inbreuk in verband met persoonsgegevens onverwijld mee.

Versie van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast in maart 2024.